Sprawozdawczość w spółce z o.o.- terminy

Na podmiotach zobowiązanych do stosowania ustawy o rachunkowości, w tym spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością ciążą określone obowiązki sprawozdawcze. Co i kiedy należy sporządzić oraz gdzie i kiedy złożyć? I jakie sankcje grożą za naruszenie obowiązków w tym zakresie?Przepisy dotyczące sprawozdań finansowych, w tym sposobu i terminów ich sporządzania zawiera ustawa z dnia 29 września 1994 o rachunkowości. Zgodnie z tą ustawą na spółce z o.o. ciążą obowiązki związane ze sporządzeniem sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności.

Zgodnie z art. 45 ust 2 u.rach. sprawozdanie finansowe składa się z:  bilansu, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

W bilansie wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy. W rachunku zysków i strat wykazuje się oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy. Informacja dodatkowa powinna zawierać istotne dane i objaśnienia niezbędne do tego, aby sprawozdanie finansowe odpowiadało warunkom określonym w u.rach, a w szczególności obejmować wprowadzenie do sprawozdania finansowego (zawierające opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym metod wyceny i sporządzenia sprawozdania finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru, oraz przedstawienie przyczyn i skutków ich ewentualnych zmian w stosunku do roku poprzedzającego) oraz  dodatkowe informacje i objaśnienia (do pozycji bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych za okresy sprawozdawcze objęte sprawozdaniem finansowym, proponowany podział zysku lub pokrycia straty, podstawowe informacje dotyczące pracowników i organów jednostki, inne istotne informacje dla zrozumienia sprawozdania finansowego.)

Zgodnie z art. 45 ust. 1 u.rach.  sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz na inny dzień bilansowy, stosując odpowiednio zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego określone przepisami u.rach. W przypadku m.in. spółek kapitałowych (w tym spółki z o.o.) kierownik jednostki sporządza, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdanie z działalności jednostki (sprawozdanie zarządu) (art. 49 ust. 1u.rach)

Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego zapewnia kierownik jednostki nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Kierownik jednostki również  przedstawia roczne sprawozdanie finansowe właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy (art. 52 ust. 1 u.rach).  Przez kierownika rozumie się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.

Podstawowym, z punktu widzenia prawa bilansowego, obowiązkiem kierownika jednostki (członków zarządu) jest zatem zapewnienie sporządzenia sprawozdania finansowego w terminie do końca 3 miesiąca po dniu bilansowym (w przypadku roku obrotowego pokrywającego się z rokiem kalendarzowym i sprawozdania rocznego będzie to termin do 31 marca). Oznacza to, iż do tego dnia wszystkie wymagane ustawą elementy sprawozdania powinny być sporządzone.

Sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy (np. zarząd) – wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego (art. 52 ust. 2 u.rach).

W orzecznictwie istnieją tezy, że uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe, które nie zostało podpisane przez wszystkich członków zarządu jest sprzeczna z ustawą (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 lutego 2012 r. sygn. akt II CSK 350/11).

Za dzień sporządzenia sprawozdania finansowego należy uznać dzień, w którym sprawozdanie finansowe zostało podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki (interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie sygn. IPPB3/423-371/10-2/MS).

Powyższe zasady dotyczące rocznego sprawozdania finansowego stosuje się odpowiednio do sprawozdania finansowego sporządzonego na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych lub na inny dzień bilansowy, a także do sprawozdania z działalności jednostki, z tym że nie podpisuje go osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (art. 53 ust. 3 u.rach).

Roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (tj. jeśli rokiem obrachunkowym jest rok kalendarzowy do końca czerwca roku następnego). Zgodnie z art. 231 § 1 K.s.h. zwyczajne zgromadzenie wspólników (którego przedmiotem m.in. powinno być rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy) powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.

Jeżeli doszłoby do tego, że zgromadzenie odbyłoby się po raz pierwszy po terminie sześciomiesięcznym, przyjąć należy, że zwyczajne zgromadzenie nie odbyło się prawidłowo. Niekiedy przyjmuje się w doktrynie, że uchwały podjęte na takim zgromadzeniu są nieważne (Andrzej Kidyba, Komentarz do Kodeksu Spółek Handlowych). Przyjmowane są często jednak takż tezy, że uchwała podjęta przez zgromadzenie zwołane po upływie terminu sześciu miesięcy, licząc od zakończenia każdego roku obrotowego, nie jest automatycznie nieważna i  może być uchylona tylko wówczas, gdy zostanie wykazane, iż naruszenie terminu miało wpływ na jej treść (wyrok Sądu Najwyższego z 8 grudnia 1998 r., sygn. akt I CKN 243/98).

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są obowiązane do udostępnienia wspólnikom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki, a jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania – także opinii wraz z raportem biegłego rewidenta – najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników (art. 64 u.rach).

Kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, opinię biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku m.in. spółek z o.o. – także sprawozdanie z działalności – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego (art. 69 u.rach.).

Sprawozdanie składa się do urzędu skarbowego wraz z opinią i raportem podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych, w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, a spółki – także odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe. Obowiązek złożenia opinii i raportu nie dotyczy podatników, których sprawozdania finansowe, na podstawie odrębnych przepisów, są zwolnione z obowiązku badania.

Mając na uwadze powyższe, odnośnie spółki z o.o.

– roczne sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z działalności powinny być sporządzane (w tym podpisywane) do dnia 31 marca roku następnego w stosunku do roku, którego dotyczą. Sprawozdanie finansowe powinno być podpisane przez wszystkich członków zarządu oraz osobę prowadząca księgi rachunkowe, zaś sprawozdanie z działalności przez członków zarządu;

– roczne sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki powinno być zatwierdzone do końca czerwca roku następnego, w stosunku do roku, którego dotyczą;

– sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki powinno być udostępnione wspólnikom najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników zatwierdzającym  te sprawozdania;

w ciągu 15 dni od zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności sprawozdania te powinny być złożone w sądzie rejestrowym;

w ciągu 10 dni  od zatwierdzenia sprawozdania finansowego (wraz z uchwała zatwierdzającą) do urzędu skarbowego.

 Uchybienia powyżej wskazanym zasadom dotyczącym sprawozdań finansowych skutkują określonymi sankcjami.

Zgodnie z art. 77 ust. 1 pkt. 2 u.rach kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Za naruszenie przepisów ustawy w rozumieniu powyższego przepisu uznaje się m.in. brak podpisów na sprawozdaniu finansowym osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki (członka zarządu lub innego organu zarządzającego bądź członków organu wieloosobowego), a także brak dołączonego do sprawozdania finansowego pisemnego uzasadnienia odmowy podpisu.

Ponadto, zgodnie z art. 79 u.rach kto wbrew przepisom ustawy m.in.: nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta, nie udziela lub udziela niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków,  nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia,  nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym,  nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych dokumentów – podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Wskazać należy, że grzywna jest wymierzana w granicach określonych Kodeksem Karnym, zgodnie z którym grzywnę wymierza się w stawkach dziennych, określając liczbę stawek oraz wysokość jednej stawki; jeżeli ustawa nie stanowi inaczej, najniższa liczba stawek wynosi 10, zaś najwyższa 540. Ustalając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe; stawka dzienna nie może być niższa od 10 złotych, ani też przekraczać 2.000 złotych.

Dodatkowo od 1 stycznia 2015 r. są przewidziane sankcje za niezłożenie sprawozdania do urzędu skarbowego. Zgodnie z Kodeks karnym skarbowym ( art. 80b) kto wbrew obowiązkowi nie przekazuje w terminie właściwemu organowi podatkowemu sprawozdania finansowego, opinii lub raportu, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Nieprzekazanie do urzędu skarbowego sprawozdania finansowego, opinii lub raportu podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych jest traktowane jako wykroczenie skarbowe karane grzywną, która może być wymierzona w granicach od jednej dziesiątej do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia

Dodatkowo wskazać należy, że dzień sporządzenia (podpisania) może mieć znaczenie z punktu widzenia zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego do dnia sporządzenia sprawozdania finansowego, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.  Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po  wskazanym dniu są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane zeznanie.

r.pr. Maciej Wąsik, r.pr. Adam Klimczak